Artikel

Sådan styres et fjernteam: Din guide til virtuelt lederskab

At lede et team er personligt svært nok. Men nu står ledere over hele verden over for det nye område at gøre det hele online.





For nogle er det midlertidigt. Men for mange fjernt samarbejde går ikke overalt i overskuelig fremtid. Selv efter at støvet har lagt sig, og pandemien er bag os, vil behovet for at styre et fjernt team effektivt fortsat i nogen grad.

Arbejde med fjernteam kommer med mange af de klassiske forhindringer i lederlivet. Men det præsenterer også nogle ret interessante nye.





Og nogle af disse forhindringer adskiller enkle teamledere fra ægte ledere. Organisation og retningslinjer er vigtigere end nogensinde - men det er også at være støttende, forståelse og modstandsdygtig.

Overvej denne artikel som dit værktøjssæt til styring af fjernarbejdere. Vi vil se på nogle af de største udfordringer, som nutidens 'virtuelle ledere' står over for, samt nogle bedste praksis og værktøjer, du kan bruge til at overvinde disse udfordringer og lede dit team til ære.


OPTAD-3

Lad os komme til det.

Indlæg

Vent ikke på, at en anden gør det. Ansæt dig selv og begynd at kalde skuddene.

Kom godt i gang gratis

Udfordringer ved at styre fjernansatte

udfordringer ved at styre fjernansatte

www m youtube com create_channel

Kilde

Inden vi bliver beskidte med løsningerne, skal vi se nærmere på de vigtigste udfordringer ved at styre fjernansatte: struktur, kommunikation, produktivitet og selvtillid.

1. Struktur

Vi er vaner. Fra den tidlige morgenstrækning til en eftermiddags briefing til krølning op i sofaen efter en lang dag, er vores rutiner ret konsekvente.

Men nu hvor så mange mennesker arbejder hjemmefra, er det hele på hovedet. Det er som om de skal finde en helt ny rutine , oven på de nye belastninger ved at jonglere med det personlige og professionelle liv inden for de samme vægge. For ikke at nævne hjemmeundervisning .

Kast en hel masse nye virtuelle værktøjer, kommunikationsmetoder og et nyt miljø, og det er ikke underligt at administrere fjernteam kan være sådan en hvirvelvind.

2. Kommunikation

De fleste mennesker er enige om, at kommunikation ansigt til ansigt er den smidigste. Professionelle plejede at kunne spadsere ind på deres medarbejderkontor og få et problem strøget ud på et øjeblik.

Nu er vores indbakker mere oversvømmede end nogensinde, og vi pinger hinanden konstant gennem messaging-værktøjer. Da kommunikationsstrømmen væsentligt flytter til teknologi, finder mange ud af, at det er sværere at samarbejde og få de svar, de har brug for, i den tid de har brug for dem.

3. Produktivitet

Når du kombinerer mangel på struktur med blokke i kommunikation, opstår produktivitetsproblemer. Dette gælder for arbejdsmiljøet, men det forstærkes i et personligt miljø, hvor balance mellem arbejde og fritid er vigtigere end nogensinde.

Jeg ved ikke om dig, men jeg er på det mest klare og effektive, når jeg er i et miljø, hvor jeg kan dele dette fokus med ligesindede. Det er en stor fordel ved at være på et kontor ... men nu er det forsvundet.

Og hvad er det blevet erstattet af? Det samme sted, hvor vi spiser is i sofaen, tager vilkårlige lur og tænker ”Det skulle jeg virkelig komme til”, når vi ser vores kæmpe bunke med foldet tøj.

Tal om blandede signaler.

fjernbetjente udpegede steder

4. Tillid

Når du administrerer eksterne teams, er det helt afgørende at være i stand til at bevare dit teams følelse af tillid, pålidelighed, teamwork og generelle tillid til, at du støtter dem.

Men når alle kigger efter at finde nye værktøjer og processer - så kommunikerer dem alle effektivt - er det lettere end nogensinde før at miste denne tillid.

Det forskning på dette har ikke ændret sig enten: At lede fjernteam er meget sværere, når dit team ikke har lyst til at være i kontakt med deres behov og ønsker.

Derudover skal du beregne for alle de ekstra mentale og fysiske sundhedsudfordringer, der følger med en global folkesundhedskrise.

Enkel og enkel: Ledere skal arbejde hårdere end nogensinde for at støtte deres teams.

Fjernteams bedste praksis

1. Indstil en daglig eller ugentlig check-in tid

Ligesom du har regelmæssige holdmøder på kontoret, skal du skifte disse babyer til en virtuel indstilling. Du vil måske endda tilføje ekstra indtjekninger, indtil dit team finder deres flow, og tingene når maksimal glathed. Derefter kan du revurdere og vælge at skalere tilbage, hvis du finder det passende.

For at starte, anbefaler jeg indstilling af et dagligt møde på kun 15 minutter (afhængigt af dit teamstørrelse, selvfølgelig).

I disse møder kan du gå rundt i en cirkel. Dette giver hvert teammedlem chancen for at sige:

  • Hvad der er på deres tallerken for dagen eller ugen
  • Hvis de har aktuelle hindringer, der forhindrer dem i at udføre opgaver eller projekter
  • Hvad de har brug for fra andre teammedlemmer for at fjerne disse forhindringer eller for at fremskynde tingene

Prøv at gøre tiden behagelig for alle, f.eks. Kl. 10 eller kl. 11, hvis du har en almindelig 9 til 5 hverdag. Dette giver dem lidt tid til være produktive alene men tillader dem stadig at håndtere deres forhindringer tidligt, så de har tid til at få tingene gjort.

hvordan man styrer fjernarbejde for teams

Kilde

2. Skriv arbejdsgange, processer og roller ud

Arbejde med fjernteam kan blive rigtig indviklet, rigtig hurtig. Når du skifter alle dine interne operationer til virtuel, er der mange trin og genstande, der kan falde mellem revnerne.

Den bedste måde at sikre, at alt flyder glat, er at kortlægge så meget som muligt. Og jeg mener ikke i dit hoved.

hvor meget koster et geofilter til snapchat

skab fysiske dokumenter, der giver trin-for-trin instruktioner om, hvordan ting skal gøres, hvornår de skal få gjort, og hvem der skal gøre dem.

Disse dokumenter kan omfatte:

  • Tjeklister for hvert element i et projekt eller en opgave
  • 'Playbooks', der dyber dybt ned i protokoller og processer
  • Flowdiagrammer, der illustrerer, hvad man skal gøre under skiftende omstændigheder
  • Skabeloner, som f.eks. Opsøgende scripts eller rapportering, som teammedlemmer nemt kan udfylde

Placer disse dokumenter på et delt drev eller projektstyringsplatform, så alle kan få adgang til dem når som helst.

Disse praktiske fjernstyringsstyringsværktøjer går langt med at sikre, at teammedlemmer ikke er flaskehalsede og venter på info, der engang krævede at spørge en anden.

3. Spørg proaktivt, hvordan du kan støtte hver person

Alle vænner sig til det nye sving af ting. Ingen synes, det er fantastisk og luftigt.

For at administrere et eksternt team effektivt skal du vise dit team, at du forstår deres oplevelser. Du skal også vise medfølelse, omtanke og vilje til at prøve at møde dem halvvejs.

I stedet for at vente på, at de klager over ting, der suger, så spørg dem, hvordan du kan få ting til at suge mindre. Der er flere måder, du proaktivt kan få feedback på:

  • En gang om ugen under et gruppemøde, bed alle om deres 'team lykke score' på en skala fra en til ti.
  • Hold periodiske en-til-en-møder, så hvert teammedlem har chancen for at udtrykke deres tanker i tillid.
  • Send undersøgelser ved hjælp af et værktøj som Google Forms eller Survey Monkey .

Spørg hver person om de ting, dit team gjorde godt, og de ting, de kan forbedre. Stil de samme spørgsmål om dig selv som leder.

Gør derefter hvad du kan for at hjælpe med at bygge bro over hullerne og skabe en stærkere følelse af fællesskab, samarbejde og tillid til, at du gør dit bedste for at tage sig af dem.

fjerntliggende teams bedste praksis

Kilde

4. Find en balance mellem regler og uafhængighed

Sagde jeg, at det nu er en underlig tid for alle?

Hver person har sine egne unikke omstændigheder og deres egen daglige tidsplan for at følge. Dette forstærkes for mennesker, der bor med små børn og andre familie- eller værelseskammerater, som nu alle er trængsel derhjemme.

Nogle mennesker vil blomstre med deres nyfundne uafhængighed. Nogle vil hader alt.

At lære at styre et eksternt team betyder at finde en delikat balance. På den ene side skal du være proaktiv i at indstille en klar, robust struktur for, hvordan daglige aktiviteter kan og skal udføres.

På den anden side bliver du nødt til at give noget vridningsrum for folk finde deres egen strøm og ritualer - og finde ud af, hvordan arbejde passer ind i styringen af ​​deres personlige liv.

En måde, du kan gøre dette på, er at lægge detaljerede rammer for, hvordan projekter skal gennemføres, men fokusere mere på slutmålene i stedet for den tid, som hvert eneste trin skal færdiggøres.

Med andre ord: Hold disse omfattende dokumenter fra tip nr. 2, men brug din bedste vurdering af at lægge hammeren, når folk ikke møder hver eneste detalje.

Bedste værktøjer til fjernteams

Du finder ud af, at anvendelse af alle disse bedste fremgangsmåder vil være vej lettere, når du har de rigtige eksterne arbejdsstyringsværktøjer.

Lad os gå igennem nogle af de mest populære værktøjer og software til at hjælpe dit team med at opnå effektivitet i udyretilstand.

1. Zoom

Du har sikkert hørt meget omZoomhvis du ikke bruger det endnu. Det var populært inden pandemien ramte, men brugen af ​​den er steget eksponentielt. Du kan bekræfte dette gennem mængden af ​​Zoom-memer, som internettet nu er fyldt med.

bedste værktøjer til fjernteam

Zoom tilbyder en gratis konto, der giver dig mulighed for at mødes i op til 40 minutter med ubegrænset en-til-en. Derudover kan du være vært for op til 100 deltagere.

bedste fotostørrelse til Facebook-indlæg

to. Slap

Slaper en anden af ​​disse fjernstyringsstyringsværktøjer, som du ser overalt. Og det er fordi det er fantastisk.

Det er et godt alternativ til e-mails, hvor du muligvis skal vente timer på noget, der tager 15 sekunder at chatte om.

Du kan oprette kanaler til at opdele emner, som f.eks. En kanal til hver af dine servicekunder eller en kanal til hver afdeling i din virksomhed. Zoom giver dig også mulighed for at integrere dine fildelingsværktøjer og have tale- eller videoopkald.

slap for fjerntliggende hold

hvordan bruger du emojis på mac

3. Trello

Trelloer et simpelt, men alligevel smukt projektstyringsværktøj, der giver dig mulighed for at opdele store projekter i individuelle opgaver, så intet nogensinde bliver efterladt.

Denne fjernstyringssoftware til teamstyring bruger Kanban-metode , som hjælper dig med at visualisere arbejdsgangen i stedet for at se på lange, kedelige tekstvægge og opgavelister.

Du kan nemt se, hvor alle er i deres projekt, hvilket øger kommunikationen, uden at du behøver at hake hvert teammedlem til en statusopdatering. Og det hele er pakket med superenkel træk-og-slip-funktionalitet.

eksterne teamadministrationsværktøjer

Fire. LastPass

Har du nogensinde været nødt til at vente hele dagen efter at have bedt et teammedlem om en enkelt adgangskode? Jeg har det, og det er det værste.

Et password manager værktøj somLastPasser en fantastisk måde at opbevare alt på et sikkert sted, hvor alle kan få adgang til det når som helst de har brug for det.

Denne eksterne teamadministrationssoftware har gode anmeldelser og masser af branchetillid, så du behøver ikke bekymre dig om sikkerheden. Bare pop alle dine adgangskoder ind, og vær sikker på at ingen får flaskehals til login igen.

ekstern teamadministrationssoftware

5. Roligt

Hvis du og dit team pludselig finder dig selv ved at drukne i Zoom-møder, et planlægningsværktøj somRoligtkan hjælpe dig med at administrere dine aftaler - og din dyrebare tid.

Det integreres med din kalender i Google, iCloud, Office365 eller Outlook og opdaterer automatisk din tilgængelighed baseret på dine præferencer. Derefter kan enhver, der ønsker at chatte med dig, vælge et tidspunkt fra dine tilgængelige slots.

Ingen flere frem og tilbage e-mails. Bare glat sejlads og mere tid til det rigtige arbejde.

roligt til fjernbetjening

6. Zapier

Hvis du er klar til at udjævne dit effektivitetsspil,Zapierhar masser af funktionalitet til at automatisere forskellige aspekter af dine operationer.

Denne eksterne arbejdsstyringssoftware integreres med og forbinder mere end 2.000 andre apps. Det flytter information over, så du kan have kontinuitet uden at skulle tilføje de samme oplysninger manuelt til forskellige steder.

Du kan indstille 'udløsere', så når en ting sker, udføres en handling. Her er blot nogle få titusinder af eksempler:

  • Gem en fil i Dropbox, når nogen sender den til dig i Slack
  • Opret automatisk dine nye WordPress-artikler på LinkedIn
  • Send en e-mail via Gmail, når en Google Sheets-række opdateres
  • Opret et nyt Trello-kort fra en Google Kalender-begivenhed

Der er så mange muligheder. Tjek det ud og se selv.

zapier

Håndtering af eksterne hold som en chef

Ingen er overrasket over at høre, at du og dit team måske har nogle ekstra udfordringer, når du navigerer i pandemien og skiftet til virtuelt arbejde.

At lære at styre fjernarbejde for dit team kræver, at du træder op på lederskabet på nogle store måder. Nogle af disse måder vil være velkendte, men nogle vil føle sig helt nye.

Det hele er i den måde, du håndterer det på.

Den bedste virtuelle ledere stræber konstant efter at balancere fremadrettet tænkning, planlægning og effektivitet med lidt kreativitet, modstandsdygtighed og medfølelse for holdets oplevelser.

Du behøver ikke engang at finde denne balance perfekt. Bare det at arbejde mod det hver dag gør hele forskellen.

Vil du lære mere?



^