Artikel

Sådan arbejder du eksternt: 9 tip og værktøjer til at mestre fjernlivet

Er du en af ​​de millioner af arbejdere, der for nylig dykkede først ind i fjernarbejde hjemmefra? Velkommen til besætningen.





Der er et par kategorier, du kan falde i, når du først starter. Nogle mennesker finder ud af, at de var helt lavet til fjernarbejde . Nogle har masser af ting, de har brug for at vænne sig til. Og der er en anden kategori af mennesker, der har lyst til at arbejde eksternt, er komplet anarki og kaos.

Men den gode nyhed er: Selvom du er i den sidste gruppe, er der masser af tip, værktøjer og ressourcer, der hjælper dig med at komme i gang med tingene så hurtigt som muligt.





I denne artikel gennemgår vi nogle tip og tricks til, hvordan du arbejder problemfrit med dit team, samtidig med at du holder dig produktiv og komfortabel. Du får også nedturen på nogle af de bedste samarbejdsværktøjer til fjernteam og arbejdere.

Klar til at blive produktiv? Lad os gøre det.


OPTAD-3

Indlæg

Vent ikke på, at en anden gør det. Ansæt dig selv og begynd at kalde skuddene.

Kom godt i gang gratis

5 nøgler til succes, når du arbejder eksternt

Uanset om du er helt ny inden for fjernarbejde hjemmefra, eller hvis du har en vis erfaring, er der altid plads til forbedringer. Her er fem ting, du skal adressere for at sikre, at du sætter dig selv og dit team op til maksimal output og minimal galskab.

1. Overkommunikere, indtil du finder din strøm.

Når du først dykker ned i fjernarbejde hjemmefra, vil der være mange ting, der skal afklares - især hvis der er flere mennesker, der har brug for at finde en gruppestrøm ud over at finde deres egen personlige strøm.

lav dit eget filter til snapchat

Og selvfølgelig dukker der nye behov op, som du aldrig havde forventet før.

Er du usikker på, hvem der sender mailen til mødets sammenfatning? Spørg dit team. Har du et problem med at konfigurere den nye projektstyringssoftware? Få hjælp. Bange for, at et hul i dine børns virtuelle klasser afbryder den store 14:00 møde? Fortæl din chef, og prøv at finde en løsning sammen.

Jeg kan personligt garantere, at du har flere problemer, end du kan forudsige. Men når du er så proaktiv som muligt, vil du være i en meget bedre position til at håndtere ting med skridt og sikre, at alt går glat.

hvordan man arbejder ekstern joke

2. Brug 'playbooks' til at holde alle på samme side.

Når du begynder at bruge nye værktøjer og skabe nye måder at gøre ting på, skal du dokumentere dem i 'playbooks'. Skriv alt ned på et sted, der er let tilgængeligt for alle i teamet. Dette kan være i din smarte projektstyringsplatform eller noget gratis og simpelt som et Google Drive-dokument eller regneark.

Når alt er krystalklart i dine playbøger, kan du og dit team være proaktive i stedet for reaktive. Dette betyder maksimal effektivitet i stedet for konstant at gennemgå de samme hektiske trin for at bede og vente på, at tingene løses.

Opret så mange playbøger, som du har brug for, og dokumenter så meget som muligt, herunder:

  • Den person eller rolle, der håndterer specifikke typer opgaver, projekter og problemer
  • Trin for trin vejledning for, hvordan opgaver og projekter gennemføres, leveres og rapporteres
  • Hvad gør der, når visse problemer opstår (dokumenter hvert emne, mens du identificerer og tackle dem internt)
  • Protokollen til løsning af presserende problemer, såsom tekniske problemer

Du behøver ikke være super streng med at implementere alt til T, men at have alt lagt ud i klare detaljer hjælper dem, der har brug for det, når de har brug for det.

3. Fokuser på at nå mål.

Alle bliver nødt til at finde deres egen rille, når de lærer at mestre fjernarbejde hjemmefra. Det betyder, at alle naturligvis vil variere i, hvordan de får tingene gjort, og hvor meget tid de bruger på bestemte opgaver.

Hvis du leder et team (eller endda bare leder dig selv), skal du fokusere på slutmålene og ikke så meget på den vej, der er taget for at nå til disse mål.

Dette giver spillerum, når det kommer til at finde ud af, hvad der fungerer bedst for hver person. Det kan virke som om tingene går langsommere i starten, men alle vil trives med forskellige teknikker og vaner. At lade folk finde ud af deres egen vej er i sidste ende den bedste måde at øge effektiviteten og produktiviteten på lang sigt.

Selvfølgelig vil du sørge for, at folk følger playbøger, når du har dem, men efterlad noget vrirum for at imødekomme forskellige personligheder.

4. Find kreative måder at skabe en følelse af fællesskab på.

Hos de fleste virksomheder bliver en del af dagen til 'vandkøler' -tid eller tid brugt på socialt samvær uden for arbejdsgenstande. Faktisk er vandkøleren et helligt sted, hvor kolleger kan chatte, grine og få en hurtig mental pause fra dagens to-do-lister.

Hvis socialt samvær med dine kolleger er noget, du virkelig nyder (og ikke bare noget, du er tvunget til at udholde), så prøv at sikre, at du stadig får den tid til teambuilding med dem. For eksempel lavede en af ​​mine virtuelle klienter faktisk en Slack-kanal kaldet 'Watercooler', hvor vi alle chatter, deler artikler og memer og andre ting, der bestemt ikke er en del af vores jobbeskrivelse.

Dette hjælper os med at opretholde vores følelse af kammeratskab og sikrer, at vi kan tage vores sind fra arbejde nu og da, når vi vil have social interaktion.

Du kan endda overveje at have en virtuel happy hour, hvor alle bringer en drink og indhenter sig via et videokonferenceværktøj som Zoom eller Skype. Brug selvfølgelig din dom her. Ikke alle arbejdspladser er egnede til en sprød mixer.

hvordan man deler foto på instagram-historien

videokonference med eksterne arbejdsværktøjer

Kilde

5. Vær opmærksom på dit arbejdsområde.

Dit arbejdsområde kan samtidig være en af ​​ulemperne og fordelene ved at arbejde eksternt. Det kan være fantastisk, når din pendling skifter fra en 20-minutters bil eller togtur til en 20-sekunders gåtur fra din seng til dit skrivebord.

Men hvis du aldrig har arbejdet hjemmefra før, har du måske ikke alt det udstyr, du har brug for, for at være helt behagelig. Du skal muligvis arbejde ved dit køkkenbord i stedet for at have et privat kontor. Du skal muligvis bruge en barstol i stedet for den stilfulde drejestol, som din virksomhed leverede.

Selvom det ikke er ideelt, er der måder, du kan udjævne dit arbejdsområde for at øge din komfort og produktivitet. I det mindste skal du sørge for at prioritere din fysiske komfort.

Her er et par tip:

  • Rygproblemer? Prøv at lægge en pude under bommen, brug den som lændestøtte i lænden eller opret et provisorisk stående skrivebord, så du ikke sidder hele dagen.
  • Problemer med halsen? Hvis din hals gør ondt fra at se ned, kan du prøve at sætte din bærbare computer op på nogle bøger eller købe en billig stander.
  • Fjern din plads.Ryd dit skrivebord eller bord, så der ikke er nogen øjeblikkelig distraktion. Du vil blive overrasket over, hvor meget dette kan hjælpe.

4 bedste værktøjer til fjernarbejdere

Hvis du arbejder for en virksomhed, er chancerne for, at de allerede har lagt nogle grunde til værktøjer, som du og dit team vil bruge. I nogle tilfælde er disse værktøjer kun en udvidelse af det, du brugte på kontoret.

Men hvis du er ansvarlig for at administrere et team, eller bare gerne vil være mere effektiv med de mennesker eller klienter, du regelmæssigt har at gøre med, så tjek disse fantastiske værktøjer, der virkelig kan gøre en forskel i din daglige- daglige liv.

1. Videokonferenceværktøjer

Hvis du havde regelmæssige personlige møder, kan det være svært at holde op med kold kalkun. Derfor bruger så mange mennesker videokonferenceværktøjer. De er blandt de bedste samarbejdsværktøjer til fjernteam, hvilket hjælper dig med at bevare den følelse af samarbejde og samarbejde selv fra dine egne hjem.

hvad gør månen på snapchat

Plus, de fleste videokonferenceværktøjer inkluderer praktiske funktioner som skærmdeling, som giver dig mulighed for nemt at vise andre, hvad der er på din skærm, for at gå gennem præsentationer eller opgavelister. Andre funktioner inkluderer videooptagelse til udsendelse efter opkald samt integrationer med din kalender. Nogle værktøjer som Zoom har endda virtuelle baggrunde, hvis dit hjemmearbejdsområde ikke er helt ideelt.

Andre populære videokonferenceværktøjer inkluderer:

2. Chatværktøjer

Bedste praksis for fjernarbejde siger at være forsigtig med unødvendige opkald. Derfor er chat i realtid et af de bedste samarbejdsværktøjer til eksterne teams - du kan stadig håndtere problemer, når de kommer op, men uden at afbryde hinandens koncentration eller tidsplan.

Chatværktøjer hjælper også med at sikre, at et problem på fem minutter ikke bliver et 20-minutters opkald - som du sandsynligvis har oplevet smerten ved før.

Her er nogle populære og gennemprøvede chatværktøjer:

hvordan man arbejder eksternt ved hjælp af kommunikationsapps

Pro tip: Selvom disse værktøjer kan være en sand velsignelse, skal du passe på det punkt, hvornår de kan blive en forbandelse. Nogle mennesker er magiske enhjørninger, der aldrig bliver distraheret af folk, der prøver at tale med dem hele dagen, mens de er i zonen. De fleste mennesker kan ikke forholde sig til dette.

Kontroller, om dit valgte værktøj har en 'Forstyr ikke' -funktionalitet, der slukker for dit teams evne til at stikke dig hele dagen. De ser, at du ikke er tilgængelig, og du kan få disse beskeder og gå tilbage til dem, når det fungerer for dig.

Alle vinder.

3. Projektledelsesværktøjer

Hvis fjernarbejde hjemmefra betyder, at du skal ændre den måde, du administrerer opgaver og projekter på, er det helt afgørende at sikre, at alt forbliver organiseret, og at alle forbliver ansvarlige for deres andel. Ellers beder du næsten om, at vigtige opgaver skal glemmes.

Sådan redder projektledelsesværktøjer dagen. De giver dig mulighed for at opdele store projekter i de mindst mulige byggesten og tildele dem til teammedlemmer med forfaldsdatoer og alle de noter, de har brug for.

Projektledelsesværktøjer

Kilde

Mens der er nogle hardcore projektstyringsværktøjer derude (tænk værktøjer beregnet til internationale virksomheder), er de ikke altid nødvendige for at få arbejdet gjort.

Her er et par 'starter' -værktøjer til projektledelse, du kan udforske:

4. Tidssporere

Mens vores tidligere emner viste nogle af de bedste samarbejdsværktøjer til fjernteam, er tidssporere virkelig til din egen fordel (eller noget, du kan dele med andre til deres egen fordel!).

Disse værktøjer kan være en enorm hjælp til at forblive produktive, især når du stadig lærer at jonglere en million andre ting i dit personlige liv ud over at navigere på arbejde. Du kan starte i det små med en simpel timer eller bruge et mere dybtgående værktøj, der kan logge tid til forskellige projekter eller spore et helt teams output.

Et af mine foretrukne enkle tip til at arbejde eksternt er at indstille en timer i intervaller på 30 minutter og tage pause på fem eller ti minutter imellem. Ved at opdele en lang dag i mindre, mere fordøjelige klumper, kan jeg forblive laserfokuseret på opgaven ved siden af ​​i stedet for at prøve at dyppe tæerne ned i for mange ting på én gang. (Eller log ind på Facebook for at rulle tankeløst gennem mit feed.)

Her er et par tidssporingsværktøjer til enkeltpersoner og grupper:

At lære at arbejde eksternt handler om tålmodighed

Som du sandsynligvis har fundet ud af nu, er fjernarbejde hjemmefra et helt andet dyr, end hvad de fleste af os er vant til. Hvis du føler dig overvældet, frustreret eller udbrændt og prøver at finde din egen rille, skal du bare huske at din oplevelse er helt normal.

Det største element i formlen er tid - du skal bare fortsætte med at prøve, indtil du finder de retningslinjer, processer og værktøjer, der fungerer bedst for dig og dit team.

Og hvis du føler, at du ikke er så produktiv eller effektiv, som du troede, du ville gøre nu, er det også normalt! Det er ikke let at blive kastet ud i en verden, hvor du arbejder eksternt, især hvis du har en stor liste over personlige ting at tage sig af oven på det hele.

hvordan man øger rækkevidden for indlæg på Facebook-siden

Når du skriver dine daglige opgaver, skal du sørge for at tilføje 'skære mig noget slap' til din liste. Held og lykke!

Vil du vide mere?



^